Si bien es cierto que MS Excel como hoja de cálculo, nos permite explotar nuestra creatividad para la creación de formularios, creo que su principal uso debe ser el procesamiento y presentación de datos, así que en esta ocasión quiero compartir algunas prácticas que a mi forma de ver, son las más apropiadas para este uso.
Comencemos por considerar que las hojas de cálculo están formadas por filas y columnas. Esto es importante para poder tener los datos organizados.
Entonces, la forma correcta de almacenar la información es colocando nombres a las columnas (encabezado) y guardando los datos en las filas, así:
Los encabezados pueden quedar en cualquier fila si se desea ocupar las primeras para el nombre del reporte por ejemplo, pero debe respetarse la estructura anterior.
Recomiendo utilizar lo menos posible colores en las celdas y bordes, ya que estas cosas aumentan el tamaño del archivo final.
Observa cómo los valores que se almacenan a partir de la fila del encabezado, pertenecen al "grupo" indicado en el encabezado de cada columna. Además, todos los valores de una misma fila están relacionados porque corresponden a la misma transacción.
Por ejemplo, en los datos anteriores podemos notar que Sonsonate y La Libertad son departamentos, razón por la que se ubican en la columna "Departamento". También es correcto decir que la orden con ID 660643374 tiene fecha 1/1/2022 y corresponde al departamento de Sonsonate.
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